1年を振り返って良いスタートを！／経営指導員　勝山沢哉

明けましておめでとうございます。本年もよろしくお願いいたします。

「1年の計は元旦にあり」はよく耳にする言葉ですが、なかなか計画できないものです。

それは過去を振り返ってないため、今までが良かったのか悪かったのかが判断できないからでしょうか？

そこで、今回は振り返りについて書いてみました。

１年を振り返ることの意味

みなさんの昨年はどのような1年でしたか？

1年を振り返ることは、過去の経験から学び成長へのスタートになります。成功や失敗から、自分の強みや弱みに気づき進むべき方向を発見できます。

振り返りが大切な理由をいくつかあげてみました。

■学びと成長の機会■

成功や失敗の原因から学ぶことは、同じ過ちの繰り返しの防止につながります。

■改善点の特定■

プロセスや手順で改善できる点を特定することができます。

■目標の評価■

定期的に振り返りを行うことで、最初に決めた目標の進捗状況が確認できます。その中で目標との差の原因や改善点が分かれば、目標達成への近道ともなります。

■コミュニケーションの向上■

職場全体などチームで振り返りを行う場合は、仕事の進捗状況や問題についてお互いに知り合うことにつながり、職場内のコミュニケーションが円滑になります。

振り返りって具体的にどうするの？

では、振り返りを行うときによく使われている手法をご紹介します。

■ＹＷＴ■

Ｙ：やったこと　

Ｗ：分かったこと　

Ｔ：次にやること　の３つの言葉を使う。

このように

といった効果が期待されます。

■ＫＲＴ■

Ｋ（ＫＥＥＰ）：良かったこと、今後も続けること

Ｐ（ＰＲＯＢＬＥＭ）：困ったこと、問題点

Ｔ（ＴＲＹ）：今後チャレンジすること　の３つの言葉を使う。

このように

をはっきりと払い出すことができます。

■ＰＤＣＡ■

Ｐ（ＰＬＡＮ）：計画を作成

Ｄ（ＤＯ）：計画を実行

Ｃ（ＣＨＥＣＫ）：実行後の評価

Ａ（ＡＣＴＩＯＮ）：改善して行動　の４つの言葉を使う。

このように

P（計画）D（実行）C（評価）Ａ（改善）の順番に業務を進め、新たなＰ（計画）を進めることで改善策を次に活かすことができます。

振り返りを活かすコツ

ＹＷＴやＫＰＴは振り返りをスムーズに行える優れた手法ですが、意識をしていないと振り返りで見つけた反省点や改善点は「考えた」だけで終わってしまい、仕事の成果につながりません。

では、振り返った「考え」を活かすためには何が必要なのでしょうか。

■かかる時間を予測し、実際の時間を記録する

振り返りで分かった「次にやること」「今後チャレンジしたいこと」「アクション」を書き出す際に、それぞれにかかる時間・期間を予想しておくことが重要です。

ＹＷＴの「分かったこと」、ＫＰＴの「困ったこと」に時間のことを含んで考えます。

また、大きな業務の単位だけでなく、小さな作業ごとに時間を計り作業時間と作業の質を検証すると、気付きや学びが多くなりより効果的です。

1日の作業を始める前に、今日の勤務時間内に何時間で何をどこまで進めるかといった計画を立て、実際に時間を計りながら作業し、日々結果を振り返るのもおすすめです。

■取組内容・結果・背景・感想・気付きをメモする

あとで振り返ろうとしたら、記憶が薄れていたりすっかり忘れてしまったりしていた経験がある人もいるのではないでしょうか。

なかなか思い出せないと余計な時間がかかってしまい業務の妨げになりますし、思い出せない場合は振り返ることすらできなくて困ってしまいますよね。

そうならないためには、実際の取り組みとその結果に関係するさまざまなことを、その場ですぐにメモしておくことが大切です。

など、できるだけ多く記録するのがポイントです。

自分用のメモなので、「こんなことまでは不要かな？」などと気を遣う必要はなく、時間が経っても思い出せるよう、こまめにメモを取りましょう。

このメモがあることで、効率よく振り返りできるだけでなく、次期の取り組みに対しきめ細かく多くのことを活かせるため、仕事で成果を出しやすくなります。

■振り返りやすい具体的な目標をたてる

振り返りをスムーズにおこない、その効果を最大限に引き出すには、目標設定で「具体的な作業や工夫の仕方」をわかりやすく書いて、期限・達成率などはできる限り数値で表現することが大切です。

例えば「作業効率を上げ、生産量を昨年度より増やす」という目標設定では、「どのような方法で」「どのくらい時間を短くして」「どのくらい生産量を増やす」のかが曖昧です。

せっかくの振り返りを次の仕事の成果につなげるには、次のような目標設定が効果的です。

「作業工程を見直しミスの多い工程を見つけて改善することにより、ミスの発生率を5％以下に押さえ、作業効率を10％増加させる。その結果、昨年度より生産量を10％上げる」

■成功も失敗も客観的に分析する

振り返るときに気をつけたいのは、「ただ反省して終わりにしない」ということです。

これを意識しないと、進めてきた作業やプロジェクトを思い返したとき、計画通りにできなかったことや失敗したことばかり頭に浮かび、ついつい「ミスしたことが悪い」「自分のせいだ」などと過去を悔やんだり自分を責めたりしてしまいがちです。

そうすると、前向きな改善策を思いつきにくくなったり、気軽に思ったことを言えない雰囲気になったりしてしまいます。

さらに、成功したことに目がいかなくなり、良い部分を積極的に取り入れることができません。

これでは、振り返りの効果を次期の行動に活かせなくなってしまいます。

そのため振り返りは、成功も失敗も平等に扱い、過去の取り組みを「良い」「悪い」と評価するのではなく、あくまでも冷静に客観的に、そして前向きに分析するよう心に留めておく必要があるのです。

まとめ

いかがでしたか、計画には振り返りが必要でぜひ振り返りのコツをつかんで、みなさんの望む未来を手に入れてください。